Inbox Zero – Uma abordagem produtiva para os e-mails

Como resolução profissional de ano novo para 2014, decidi que limparia minha caixa de entrada de e-mail e tomaria novamente o controle das informações e atividades que eu recebo através deste meio de comunicação corporativo que hoje é mais importante que o fax!

O resultado que eu pretendia chegar era que a minha Caixa de Entrada contivesse apenas e-mails que necessitassem de alguma ação minha. Tudo aquilo que não se encaixasse nessa categoria seria arquivado, se contivesse alguma informação importante, ou iria para o lixo, se fosse spam corporativo. Para chegar lá, levei em consideração uma metodologia idealizada (alguns preferem compilada) por Merlin Mann, do site de produtividade 43folders.com, o Inbox Zero!

O Inbox Zero é uma adaptação do modelo GTD – Getting Things Done – para tratar cada um dos e-mails que recebemos. Existem somente 5 possí­veis ações a serem tomadas e elas não poderiam ser mais simples. Cada e-mail deve passar por uma instantânea avaliação e a ação deve ser executada logo em seguida.

1. Deletar (ou arquivar)

Essa é, sem dúvida, a ação mais prazerosa da lista. SPAMs e comunicações ou até aqueles e-mails que você “não entende Deus” porque está copiado, entram nessa categoria. Leu, deletou (ou arquivou)!

2. Delegar

Se existir alguém mais apto para executar a tarefa de forma mais eficiente, delegue! A probabilidade de um resultado melhor é maior.

3. Responder

Autores e palestrantes especializados em produtividade anunciam: “Se demorar menos que 3 minutos para responder, faça isso na hora!”. A justificativa é que, já que você já está com a cabeça nesta atividade, tira mais uma da frente.

4. Agendar

Algumas ações não são tão simples de serem resolvidas e precisam de mais de 3 minutos. O objetivo então é encontrar um espaço na sua agenda para tratar desse caso mais tarde. Feito isso, esqueça-o. Depois de tratá-lo arquive-o ou delete-o.

5. Fazer!

Tudo organizado e caixa de entrada limpa. Agora é a hora de trabalhar de verdade! Go!

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É claro, que como qualquer metodologia é preciso disciplina para fazer funcionar. Umas precisam de mais e outras precisam de menos. O Inbox Zero é simples e por isso não precisa de muito para fazer funcionar. Dê uma chance para ele.

Amplexos!