7 Dicas para uma reunião mais produtiva

Eu sou uma pessoa avessa à reuniões. Especialmente porque elas tendem a ser imensamente improdutivas e consomem o tempo que você poderia estar investindo em algo mais vantajoso para você para a companhia.

Esse artigo publicado na rede de blogs da Harvard Business Review mostra algumas 7 dicas para você manter as reuniões nos trilhos e tentar torná-la o mais produtiva possí­vel. Vamos a elas.

1. Deixe claro o propósito da reunião

Existe uma placa em algumas salas de conferência da Intel que dizem:Se você não sabe o propósito da reunião, é melhor nem começá-la”. Isso é uma grande verdade. Uma dica importante relacionada a reunião é enviar a pauta e o material a ser analisado antecipadamente, pois permite aos convidados um entendimento prévio da reunião e a real necessidade de sua participação.

2. Controle a quantidade de pessoas

A quantidade de pessoas é fator importante, pois você deve ter uma quantidade razoável para que as ideias e itens discutidos tenham o volume de opiniões e argumentações suficientes para considerar o tema realmente debatido. Uma quantidade muito grande de pessoas aumenta a possibilidade de desvio do foco inicial e pode torná-la improdutiva.

3. Determine o clima da reunião

Como responsável pela reunião, é você quem deve dar o tom de como será a discussão ou argumentação, especialmente se há uma divergência de opiniões forte entre os participantes. Se o objetivo da reunião for apresentar algumas ideias, não faça como uma determinação, mostre-se receptivo aos comentários dos participantes.

4. Gerencie os prolixos

Algumas pessoas precisam desesperadamente de atenção. Eventualmente essas pessoas falam até terem suas ideias discutidas. Segundo pesquisadores de comportamento humano, para lidar com esse tipo de pessoa, a melhor forma é afirmar de forma clara que entendeu seu ponto de vista e que ele será discutido posteriormente. Dessa forma você garante o buy-in dela e permite que a reunião prossiga sem futuras interrupções pelo mesmo motivo.

5. Controle as relações tangentes

Muitas vezes, os participantes se apegam em tópicos que estão levemente relacionados com a pauta e acabam desviando a reunião para este tema. Mesmo que o tema que foi puxado pelo participante esteja na pauta, deixe para discuti-lo quando for a hora certa. Uma boa forma de fazer isso é citar que esse tema será abordado ainda durante este encontro, mas agora não é o momento.

6. Encerre o tópico antes de passar para o próximo

Mesmo você sendo o lí­der da reunião, lembre-se que ela está acontecendo também para os participantes. Antes de passar para o próximo tópico listado na agenda da reunião, pergunte se todos entenderam e estão de acordo com o que foi apresentado. Dessa forma você evita com que temas que já foram discutidos voltem constantemente à tona.

7. Termine bem a reunião

Quando todos os temas foram discutidos é importante que todos estejam na mesma página para os próximos passos, por isso é importante ter esse feedback dos participantes. Perguntar “Quais são os próximos passos?”, “Quem devem ser os responsáveis por essas atividades?” ou “Quando voltamos a nos reunir?” são ótimos artifí­cios para garantir que todos estão cientes dos prazos e atividades, sem contar que facilita na elaboração de materiais como a ata da reunião.

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Essas dicas são bastante interessantes para tornar a produtividade sempre maior e respeitar o tempo e a participação de cada um dos integrantes da reunião.

Amplexos.